Tutorial: Gestionar Ocupación de Zonas

Este tutorial le enseñará cómo monitorear, analizar y gestionar eficientemente la ocupación de las zonas del concesionario usando Cognicar.

Objetivo del Tutorial

Al completar este tutorial, sabrá cómo:

• Monitorear la ocupación de zonas en tiempo real
• Identificar problemas de congestión
• Redistribuir vehículos entre zonas
• Optimizar el uso del espacio disponible
• Prevenir situaciones de sobrecarga

Tiempo Estimado

• Monitoreo básico: 5 minutos
• Gestión completa de redistribución: 20-30 minutos

Requisitos Previos

• Acceso a Cognicar con rol Recepcionista o Admin
• Conocimiento básico del mapa del concesionario
• Autoridad para coordinar movimientos de vehículos

Parte 1: Entender la Ocupación de Zonas

Conceptos Clave

Zona Área delimitada del concesionario donde pueden ubicarse vehículos.

Capacidad Número máximo de vehículos que una zona puede albergar según su configuración.

Ocupación Porcentaje calculado como: (Vehículos actuales / Capacidad) × 100

Rangos de ocupación:

• 0-80%: Normal - Espacio disponible
• 81-99%: Alta - Acercándose a capacidad máxima
• 100%: Completa - En capacidad máxima
• >100%: Crítica - Excede capacidad nominal

Ocupación >100%

Es posible y a veces normal tener ocupación superior al 100%. Esto indica más vehículos de la capacidad nominal, lo cual puede ser aceptable temporalmente.

Zonas Típicas del Concesionario

Recepción

• Primera zona de entrada
• Alta rotación
• Ocupación variable (puede exceder 100%)

Parking (por colores)

• Almacenamiento temporal
• Ocupación debe ser <100% idealmente
• Espacio para redistribución

Taller / Pre Taller

• Vehículos en servicio
• Ocupación depende de carga de trabajo
• Tiempo de permanencia más largo

Lavadero

• Preparación para entrega
• Alta rotación
• Ocupación debe ser baja la mayor parte del tiempo

Áreas de Marca (ej: Opel)

• Segregación por marca
• Ocupación variable según inventario

Parte 2: Monitoreo de Ocupación

Paso 2.1: Acceder a la Vista del Mapa

1. Inicie sesión en Cognicar
2. En el panel de navegación, sección GENERAL
3. Haga clic en Mapa
4. Se cargará el plano del concesionario

Paso 2.2: Realizar Escaneo Visual

Observe el plano interactivo:

1. Identifique zonas con colores

   • Cada zona está representada por un polígono de color
   • Familiarícese con la ubicación de cada zona

2. Revise las etiquetas de ocupación

   • Cada zona muestra dos números: "X | Y%"
   • X = Número de vehículos
   • Y = Porcentaje de ocupación

3. Identifique visualmente zonas problemáticas

   • Busque porcentajes >100% (en rojo o resaltados)
   • Note zonas con muchos íconos de vehículos

Paso 2.3: Analizar Tabla de Ocupación

En la parte inferior de la pantalla, localice la tabla Ocupación por Zona.

Columnas de la tabla:

• ZONA: Nombre de la zona
• VEHÍCULOS: Cantidad actual
• CAPACIDAD: Máximo configurado
• OCUPACIÓN: Porcentaje

Análisis:

1. Ordene mentalmente las zonas de mayor a menor ocupación
2. Identifique zonas críticas (>100%)
3. Identifique zonas disponibles (<80%)
4. Calcule capacidad total disponible:
   • Sume todas las capacidades
   • Reste total de vehículos
   • Resultado = Espacio libre total

Ejemplo de análisis:

ZONA              VEHÍCULOS  CAPACIDAD  OCUPACIÓN  ESTADO
Recepción         65         30         217%       ⚠️ CRÍTICO
Parking Rojo      5          7          71%        ✓ Normal
Parking Azul      6          15         40%        ✓ Disponible
Parking Amarillo  3          11         27%        ✓ Disponible
Taller            12         15         80%        ⚠️ Alto

Conclusión del ejemplo:

• Recepción requiere atención urgente (217%)
• Parking Azul y Amarillo tienen espacio (16 vehículos disponibles)
• Taller está en nivel alto pero aceptable
• Acción requerida: Mover vehículos de Recepción a Parkings

Paso 2.4: Consultar Vehículos en Zona Específica

Para ver qué vehículos están en una zona:

1. Haga clic en la zona deseada en el plano interactivo
2. El panel lateral Vehículos por Zona mostrará:
   • Nombre de la zona seleccionada
   • Lista de vehículos en esa zona
   • Información de cada vehículo (matrícula, fabricante)

Utilidad:

• Identificar qué vehículos mover
• Verificar vehículos específicos
• Confirmar presencia de vehículos urgentes

Parte 3: Gestionar Congestión

Paso 3.1: Identificar el Problema

Cuando una zona tiene ocupación >100%:

1. Determine la severidad:

   • 100-120%: Moderado - Planear redistribución
   • 121-200%: Alto - Redistribuir pronto

   • 200%: Crítico - Redistribuir inmediatamente

2. Identifique la causa:

   • Alta entrada de vehículos (Recepción)
   • Lentitud en procesamiento (Taller)
   • Vehículos estancados
   • Problema de flujo operativo

3. Evalúe el impacto:

   • ¿Afecta operaciones?
   • ¿Hay riesgo de accidentes?
   • ¿Clientes esperando vehículos?

Paso 3.2: Seleccionar Vehículos para Mover

1. En el Mapa, haga clic en la zona congestionada
2. Revise la lista de vehículos
3. Identifique candidatos para mover:

Criterios de selección:

Prioridad ALTA para mover:

• Vehículos en espera (no en proceso activo)
• Vehículos con trabajo completado
• Vehículos sin orden de reparación urgente
• Vehículos que no esperan cliente inmediato

NO mover:

• Vehículos en proceso activo de reparación
• Vehículos que cliente recogerá pronto
• Vehículos en diagnosis (en Taller)
• Vehículos con trabajos casi completados

4. Anote las matrículas de los vehículos a mover (3-5 vehículos típicamente)

Paso 3.3: Identificar Zona de Destino

Consulte la tabla de Ocupación por Zona:

1. Busque zonas con baja ocupación (<80%)

2. Considere lógica operativa:

   • De Recepción → Parking (Azul, Rojo, Amarillo, Morado)
   • De Taller (trabajo completado) → Lavadero → Entrega
   • De Pre Taller → Taller (cuando hay espacio)

3. Verifique capacidad suficiente:

   • Si va a mover 5 vehículos, la zona destino debe tener espacio para 5

4. Seleccione zona destino óptima

Ejemplo de decisión:

Situación: Recepción 217% (65 vehículos, capacidad 30)
Objetivo: Reducir a ~150% (~45 vehículos)
Necesito mover: ~20 vehículos

Opciones:
- Parking Azul: 40% ocupación (6/15) → Puede recibir 9 vehículos
- Parking Amarillo: 27% ocupación (3/11) → Puede recibir 8 vehículos
- Parking Morado: 25% ocupación (1/4) → Puede recibir 3 vehículos

Decisión: Distribuir entre Parking Azul (9), Amarillo (8) y Morado (3)

Paso 3.4: Coordinar Movimiento Físico

Comunicación:

1. Contacte al personal operativo:

   • Conductores de vehículos
   • Personal de taller
   • Coordinador de patio

2. Proporcione lista clara:

   • Matrículas de vehículos a mover
   • Zona de origen
   • Zona de destino
   • Prioridad (urgente, alta, normal)

3. Asegure disponibilidad de llaves

4. Monitoree el proceso:

   • Verifique que los movimientos se ejecuten
   • Confirme en el Mapa que las balizas se mueven
   • Refresque la vista del Mapa cada 5 minutos

Documentación:

• Anote qué vehículos se movieron
• Registre hora de inicio y fin
• Documente si hubo problemas

Paso 3.5: Verificar Resultado

Después de 10-15 minutos (permitir tiempo para movimientos):

1. Refresque el Mapa (F5 o botón refrescar)

2. Verifique la tabla de Ocupación:

   • ¿La zona origen redujo su ocupación?
   • ¿Las zonas destino recibieron los vehículos?
   • ¿Los porcentajes son los esperados?

3. Haga clic en las zonas afectadas:

   • Confirme que los vehículos están en las zonas correctas
   • Verifique que las balizas siguieron a los vehículos

4. Si hay discrepancias:

   • Verifique físicamente la ubicación real
   • Use Forzar Movimiento si es necesario
   • Investigue por qué la baliza no siguió al vehículo

Éxito:

• Zona origen: Ocupación reducida a nivel aceptable
• Zonas destino: Siguen por debajo de 100%
• Todos los vehículos rastreables en el Mapa

Parte 4: Escenarios Comunes

Escenario 1: Congestión Matutina en Recepción

Situación: Cada mañana, 10-15 vehículos llegan simultáneamente a Recepción.

Proceso:

1. Prevención (antes de que lleguen):

   • Revise Parking disponible
   • Prepare plan de distribución
   • Coordine con personal

2. Recepción inmediata:

   • Asigne balizas a vehículos según llegan
   • No acumule vehículos sin baliza
   • Registre en sistema inmediatamente

3. Redistribución rápida:

   • Mueva vehículos a Parking en lotes de 3-5
   • No espere a que Recepción llegue a 200%+
   • Mantenga Recepción <150% si es posible

4. Monitoreo:

   • Revise Mapa cada 30 minutos en horario pico
   • Ajuste plan según flujo real

Escenario 2: Taller Saturado

Situación: Taller muestra 95-100% de ocupación, más vehículos esperan entrar.

Proceso:

1. Evalúe:

   • Consulte Historial para ver tiempo de permanencia
   • Identifique vehículos con trabajos completados
   • Verifique vehículos próximos a completar

2. Libere espacio:

   • Mueva vehículos terminados a Lavadero
   • Coordine con taller qué vehículos están listos
   • Libere espacio para vehículos urgentes

3. Priorice entrada:

   • Vehículos urgentes primero
   • Trabajos rápidos antes que largos
   • Cliente esperando tiene prioridad

4. Comunique tiempos:

   • Informe a recepción sobre espera estimada
   • Gestione expectativas de clientes

Escenario 3: Desequilibrio entre Parkings

Situación: Parking Rojo 95%, Parking Azul 30%, ambos tienen misma función.

Proceso:

1. Identifique causa:

   • ¿Por qué se prefiere Parking Rojo?
   • ¿Hay razón operativa o es aleatorio?

2. Redistribuya:

   • Mueva 5-10 vehículos de Rojo a Azul
   • Equilibre la ocupación

3. Prevención futura:

   • Establezca política: alternar entre parkings
   • Use Parking Azul primero si está más vacío
   • Distribuya equitativamente

Escenario 4: Ocupación Excesiva Generalizada

Situación: Todas las zonas >90%, inventario total cerca de capacidad total.

Proceso:

1. Evalúe situación:

   • Calcule ocupación global del concesionario
   • Identifique vehículos que pueden salir
   • Determine si es situación temporal o crónica

2. Acciones inmediatas:

   • Priorice salidas de vehículos terminados
   • Contacte clientes para entregas pendientes
   • Acelere trabajos próximos a completar
   • Considere rechazar nuevas entradas temporalmente

3. Optimización:

   • Use espacios no tradicionales si están disponibles
   • Verifique si algunos vehículos pueden aparcar más juntos
   • Coordine con gerencia sobre el problema

4. Largo plazo:

   • Documente el problema
   • Reporte a gerencia necesidad de más capacidad
   • Evalúe si capacidades configuradas necesitan ajuste

Parte 5: Mejores Prácticas

Monitoreo Proactivo

Revise ocupación regularmente:

• Mañana (9:00): Estado inicial del día
• Mediodía (12:00): Antes de almuerzo
• Tarde (15:00): Pico de actividad
• Cierre (18:00): Estado final

Identifique patrones:

• ¿Qué días hay más congestión?
• ¿Qué horas son pico?
• ¿Qué zonas se congestionan más?

Anticipe problemas:

• Si Recepción está 150% a las 10:00, llegará a 200% a las 12:00
• Actúe antes de que sea crítico

Comunicación Efectiva

Con personal operativo:

• Instrucciones claras sobre qué vehículos mover
• Explicación del por qué (ayuda a priorizar)
• Seguimiento del progreso

Con otros departamentos:

• Taller: Coordine finalizaciones
• Recepción: Informe sobre capacidad disponible
• Gerencia: Reporte problemas crónicos

Documentación

Registre incidentes de congestión:

• Fecha y hora
• Zona afectada
• Ocupación máxima alcanzada
• Acción tomada
• Resultado

Beneficios:

• Identificar patrones
• Justificar necesidad de más capacidad
• Mejorar planificación futura

Eficiencia

No sobre-reaccione:

• 110% en Recepción puede ser normal temporalmente
• No mueva vehículos constantemente
• Permita que el flujo natural opere

Agrupe movimientos:

• Mueva 5-10 vehículos a la vez, no uno por uno
• Coordine movimientos para minimizar tiempo

Balance esfuerzo vs beneficio:

• Reducir de 150% a 120% vale la pena
• Reducir de 85% a 70% puede no ser necesario

Parte 6: Solución de Problemas

Los Vehículos No Aparecen en el Mapa

Problema: Movió vehículos físicamente pero el Mapa no se actualiza.

Soluciones:

1. Espere 3-5 minutos para actualización automática
2. Refresque la página del Mapa
3. Verifique que las balizas están con los vehículos
4. Consulte FAQ
5. Use Forzar Movimiento si es urgente

La Ocupación No Baja Después de Mover Vehículos

Causas posibles:

• Las balizas no se movieron con los vehículos
• El sistema no detectó el movimiento
• Los vehículos se movieron a zona incorrecta

Soluciones:

1. Verifique físicamente dónde están los vehículos
2. Confirme que las balizas están presentes
3. Use Historial para ver última ubicación conocida
4. Fuerce movimientos si es necesario

No Hay Zonas con Espacio Disponible

Situación: Todas las zonas >90%, no hay dónde redistribuir.

Acciones:

1. Identifique vehículos listos para salir
2. Contacte clientes para entregas
3. Priorice trabajos para liberar espacio
4. Reporte a gerencia: capacidad insuficiente
5. Considere soluciones temporales (áreas no convencionales)

Checklist de Gestión de Ocupación

Monitoreo Regular:

• [ ] Accedí al Mapa
• [ ] Revisé tabla de Ocupación por Zona
• [ ] Identifiqué zonas >100%
• [ ] Identifiqué zonas <50%
• [ ] Calculé capacidad disponible total

Gestión de Congestión:

• [ ] Identifiqué vehículos a mover
• [ ] Seleccioné zona(s) de destino
• [ ] Verifiqué capacidad suficiente
• [ ] Coordiné con personal operativo
• [ ] Proporcioné instrucciones claras
• [ ] Monitoré el progreso

Verificación:

• [ ] Esperé tiempo apropiado (10-15 min)
• [ ] Refresqué el Mapa
• [ ] Verifiqué nueva ocupación de zonas
• [ ] Confirmé vehículos en ubicaciones correctas
• [ ] Documenté acciones tomadas

Próximos Pasos

• Practique el monitoreo diario de ocupación
• Familiarícese con patrones de flujo de su concesionario
• Establezca umbrales de acción (ej: actuar cuando zona >120%)
• Coordine con equipo sobre procedimientos de redistribución
• Revise Mapa y Zonas para funcionalidades detalladas
• Consulte Seguimiento Diario para contexto operativo