Importar y Exportar Datos

Cognicar proporciona funcionalidades de importación y exportación de datos que permiten intercambiar información con sistemas externos, generar reportes y mantener copias de respaldo de datos operativos.

Visión General

Las operaciones de importación y exportación están disponibles en dos áreas principales del sistema:

1. Dashboard: Exportación/importación de KPIs y datos operativos
2. Historial de Vehículos: Exportación de registros históricos

Exportación de Datos

Exportar KPIs desde Dashboard

La exportación de KPIs permite generar reportes de los indicadores clave de rendimiento para análisis externo.

Acceso

La función de exportación está disponible en la sección Exportar Datos de KPI del Dashboard.

Datos Exportados

El archivo exportado incluye:

• Vehículos totales por período
• Vehículos activos en últimas 48 horas
• Vehículos parados más de 48 horas
• Vehículos en taller
• Nuevas altas y bajas
• Datos históricos según el rango seleccionado

Proceso de Exportación

1. Seleccionar Período

   Tiene dos opciones para definir el rango de fechas:

   Opción A: Rangos Predefinidos

   • Haga clic en botón Hoy para datos del día actual
   • Haga clic en botón Ayer para datos del día anterior
   • Haga clic en botón Últimos 7 días para última semana
   • Haga clic en botón Últimos 30 días para último mes

   Opción B: Rango Personalizado

   • Haga clic en el campo de fecha de inicio
   • Seleccione la fecha inicial en el calendario
   • Haga clic en el campo de fecha de fin
   • Seleccione la fecha final en el calendario

2. Generar Exportación

   • Haga clic en el botón Exportar
   • El sistema generará el archivo
   • El archivo se descargará automáticamente a su carpeta de descargas

3. Revisar el Archivo

   • Localice el archivo en su carpeta de descargas
   • Abra con Excel u otra herramienta de hojas de cálculo
   • Verifique que contiene los datos esperados

Formato del Archivo

Tipo: Archivo compatible con Excel (probablemente .xlsx o .csv)

Contenido esperado:

• Fecha/hora de cada registro
• Valores de cada KPI
• Cálculos de cambios porcentuales
• Metadatos de exportación (período, fecha de generación)

Casos de Uso

Análisis de Tendencias

• Exporte datos de 30-90 días
• Analice tendencias de ocupación
• Identifique patrones estacionales

Reportes Gerenciales

• Genere reportes semanales o mensuales
• Presente métricas a dirección
• Compare períodos diferentes

Cumplimiento y Auditoría

• Mantenga registros históricos
• Documente operaciones para auditoría
• Cumpla con requisitos de retención de datos

Integración con Otros Sistemas

• Importe datos a sistemas de BI
• Integre con herramientas de análisis
• Combine con datos de otros sistemas

Exportar Historial de Vehículos

La exportación desde el Historial permite descargar registros detallados de vehículos y operaciones.

Acceso

La función de exportación está disponible en Historial de Vehículos mediante el botón Descargar Excel.

Datos Exportados

El archivo incluye todas las columnas de la tabla:

• Información del vehículo (matrícula, fabricante)
• Zona actual
• Estado de asignación de baliza
• Detalles de baliza (ID, número, color)
• Información de asignación (usuario, fecha)
• Información de desasignación (usuario, fecha, o estado Activo)

Proceso de Exportación

1. Aplicar Filtros (Opcional)

   Antes de exportar, puede aplicar filtros para exportar solo datos relevantes:

   • Filtre por matrícula específica
   • Filtre por fabricante
   • Filtre por zona actual
   • Filtre por rango de fechas
   • Filtre por usuario que asignó/desasignó

2. Generar Exportación

   • Haga clic en el botón Descargar Excel
   • El sistema generará el archivo con los datos filtrados
   • El archivo se descargará automáticamente

3. Trabajar con los Datos

   • Abra el archivo en Excel
   • Use funciones de Excel para análisis adicional
   • Cree tablas dinámicas o gráficos
   • Combine con otros datos

Casos de Uso

Auditoría de Operaciones

Filtros: Fecha de asignación = Último mes
Uso: Revisar todas las operaciones del mes pasado

Análisis de Vehículo Específico

Filtros: Matrícula = "ABC123"
Uso: Historial completo de un vehículo

Reporte de Salidas

Filtros: Rango de fechas en Desasignación
Uso: Lista de vehículos que salieron en período específico

Análisis de Uso de Balizas

Filtros: ID de baliza específico
Uso: Ver todos los vehículos que usaron una baliza

Importación de Datos

Importar Datos al Dashboard

La función de importación permite cargar datos al sistema desde archivos externos.

Acceso

La función de importación está disponible en la sección Importar Datos (Máximo 6 archivos) del Dashboard.

Restricciones

Límite de archivos: Máximo 6 archivos por operación de importación

Limitación Importante

El sistema solo acepta hasta 6 archivos simultáneamente. Si necesita importar más datos, realice múltiples operaciones de importación.

Proceso de Importación

1. Preparar Archivos

   Antes de importar:

   • Verifique que los archivos cumplen con el formato requerido
   • Confirme que los datos son correctos
   • Realice copia de respaldo de datos actuales
   • Valide que tiene máximo 6 archivos

2. Realizar Importación

   
   • Haga clic en el botón Importar Datos
   • Se abrirá un diálogo de selección de archivos
   • Navegue a la ubicación de sus archivos
   • Seleccione los archivos a importar (máximo 6)
   • Haga clic en Abrir o Aceptar
   • Espere a que el sistema procese los archivos
   • Recibirá confirmación de éxito o errores

3. Verificar Importación

   • Revise el Dashboard para confirmar que los datos se importaron
   • Verifique que los KPIs reflejan los datos importados
   • Consulte el Historial si corresponde
   • Si hay errores, revise el formato de los archivos

Formato de Archivos

Formato Crítico

Los archivos de importación deben cumplir con el formato exacto requerido por el sistema. Archivos con formato incorrecto pueden causar errores o corrupción de datos. Solicite documentación del formato específico al proveedor del sistema o administrador.

Información típicamente requerida:

• Formato de archivo específico (Excel, CSV, etc.)
• Estructura de columnas definida
• Tipos de datos esperados
• Valores permitidos
• Validaciones específicas

Precauciones

Antes de Importar:

1. ✓ Copia de respaldo de datos actuales
2. ✓ Validación de formato de archivos
3. ✓ Revisión de datos para importar
4. ✓ Confirmación de que no hay duplicados
5. ✓ Verificación de permisos necesarios

Durante la Importación:

1. ✓ No cierre el navegador durante el proceso
2. ✓ No realice otras operaciones simultáneamente
3. ✓ Espere la confirmación completa
4. ✓ Anote cualquier mensaje de error

Después de Importar:

1. ✓ Verifique que los datos son correctos
2. ✓ Revise que no se sobrescribieron datos importantes
3. ✓ Confirme que el sistema funciona normalmente
4. ✓ Documente la importación realizada

Mejores Prácticas

Para Exportaciones

Regularidad

• Establezca un calendario de exportaciones regulares
• Exporte KPIs semanalmente o mensualmente
• Mantenga archivo histórico de exportaciones

Organización

• Use nombres de archivo descriptivos (ej: "KPIs_Enero_2026.xlsx")
• Mantenga estructura de carpetas organizada
• Archive exportaciones antiguas sistemáticamente

Validación

• Abra cada archivo exportado para verificar contenido
• Confirme que el rango de fechas es correcto
• Verifique que los datos tienen sentido

Almacenamiento

• Mantenga copias de respaldo de exportaciones importantes
• Use almacenamiento seguro para datos sensibles
• Cumpla con políticas de retención de datos

Para Importaciones

Preparación

• Valide exhaustivamente los datos antes de importar
• Realice prueba con conjunto pequeño de datos primero
• Documente qué va a importar y por qué

Ejecución

• Realice importaciones en horarios de baja actividad
• Notifique a otros usuarios sobre la importación
• Tenga plan de respaldo en caso de problemas

Verificación

• Revise meticulosamente los datos después de importar
• Compare con datos originales
• Confirme integridad del sistema

Documentación

• Registre todas las importaciones realizadas
• Documente origen de los datos
• Anote fecha, hora, usuario y resultados

Seguridad y Privacidad

Datos Sensibles

Los archivos exportados pueden contener:

• Información de vehículos
• Matrículas
• Nombres de usuarios
• Fechas y horas de operaciones
• Patrones de actividad del concesionario

Responsabilidades:

• Proteja los archivos exportados apropiadamente
• No comparta archivos con personas no autorizadas
• Use canales seguros para transmitir archivos
• Elimine archivos temporales de forma segura

Control de Acceso

Exportación:

• Todos los usuarios pueden exportar datos que pueden visualizar
• Los datos exportados respetan los permisos del usuario

Importación:

• Solo usuarios administrativos deben tener acceso a importación
• Valide identidad antes de permitir importaciones
• Registre todas las importaciones para auditoría

Cumplimiento

Asegúrese de cumplir con:

• Regulaciones de privacidad de datos aplicables
• Políticas corporativas de manejo de información
• Requisitos de retención de datos
• Normativas de seguridad de información

Solución de Problemas

Error al Exportar

Síntoma: El archivo no se genera o la descarga falla.

Soluciones:

1. Verifique que seleccionó un rango de fechas válido
2. Reduzca el rango si es muy amplio
3. Intente con navegador diferente
4. Verifique configuración de bloqueadores de descargas
5. Confirme que tiene espacio en disco

Error al Importar

Síntoma: La importación falla con mensaje de error.

Soluciones:

1. Verifique el formato del archivo
2. Confirme que no excede 6 archivos
3. Valide que los datos cumplen requisitos
4. Revise que no hay caracteres especiales problemáticos
5. Contacte soporte con el mensaje de error específico

Archivo Exportado Vacío

Causa: No hay datos en el rango seleccionado o filtros muy restrictivos.

Solución:

1. Verifique que hay datos en el período seleccionado
2. Amplíe el rango de fechas
3. Elimine o relaje filtros
4. Confirme que tiene permisos para ver los datos

Datos Incorrectos Después de Importar

Acción inmediata:

1. Detenga cualquier operación adicional
2. Documente exactamente qué está incorrecto
3. Si tiene copia de respaldo reciente, considere restaurar
4. Contacte soporte técnico inmediatamente
5. No realice importaciones adicionales hasta resolver

Integración con Procesos de Negocio

Reportes Gerenciales

Proceso sugerido:

1. Exporte KPIs al final de cada semana/mes
2. Abra en Excel y cree visualizaciones
3. Genere reporte ejecutivo
4. Presente a dirección
5. Archive reporte y datos fuente

Análisis de Mejora Continua

Proceso sugerido:

1. Exporte datos históricos de varios meses
2. Analice tendencias y patrones
3. Identifique oportunidades de mejora
4. Implemente cambios
5. Compare datos antes/después para validar mejoras

Auditoría Interna

Proceso sugerido:

1. Exporte historial completo del período a auditar
2. Revise operaciones de cada usuario
3. Identifique anomalías o desviaciones
4. Documente hallazgos
5. Genere plan de acción correctiva

Próximos Pasos

• Practique exportaciones desde el Dashboard
• Explore filtros en Historial de Vehículos antes de exportar
• Revise políticas de su concesionario sobre manejo de datos
• Consulte Gestión de Usuarios para control de acceso a estas funciones