Tutorial: Asignar una Baliza a un Vehículo

Este tutorial proporciona una guía paso a paso para asignar correctamente una baliza a un vehículo, asegurando sincronización perfecta entre el dispositivo físico y el registro del sistema.

Objetivo del Tutorial

Al completar este tutorial, sabrá cómo:

• Seleccionar la baliza apropiada
• Colocar físicamente la baliza en el vehículo
• Registrar la asignación en Cognicar
• Verificar que la asignación fue exitosa

Tiempo Estimado

5-10 minutos por vehículo

Requisitos Previos

• Acceso a Cognicar con rol Recepcionista o Admin
• Baliza física disponible
• Vehículo presente en el concesionario
• Conocimiento de la matrícula del vehículo

Paso 1: Preparación

1.1 Verificar Información del Vehículo

Antes de comenzar, obtenga:

• Matrícula exacta del vehículo
• Fabricante y modelo (útil para verificación)
• Orden de trabajo o documentación asociada

1.2 Seleccionar una Baliza Física

Considere:

• ¿Su concesionario usa colores específicos para diferentes propósitos?
• ¿Hay balizas designadas para áreas específicas?
• ¿La baliza está en buen estado?

Verifique que la baliza:

• Esté encendida y funcionando
• Tenga batería suficiente
• No muestre signos de daño físico
• Tenga su número claramente visible

1.3 Anotar Detalles de la Baliza

Antes de colocarla en el vehículo, anote:

• Número de la baliza (ej: #8)
• Color (Rojo, Azul, Amarillo, Verde)
• Condición física (para documentación)

Paso 2: Colocación Física de la Baliza

2.1 Ubicar el Vehículo

1. Localice el vehículo en el concesionario
2. Verifique que la matrícula coincide con su documentación
3. Asegúrese de tener acceso al vehículo

2.2 Colocar la Baliza

Ubicación recomendada (consulte procedimientos de su concesionario):

• Interior del vehículo (tablero, consola)
• Parabrisas delantero
• Área visible pero segura

Asegure que:

• La baliza está firmemente colocada
• No obstruye la visión del conductor
• Está en posición que permite buena transmisión de señal
• Es visible para verificación posterior

2.3 Documentar la Colocación

Inmediatamente después de colocar la baliza:

• Confirme visualmente que está en su lugar
• Verifique que está encendida (si tiene indicador LED)
• Tome nota mental de la ubicación exacta dentro del vehículo

Sincronización Inmediata

No demore el registro en el sistema. Asigne la baliza en Cognicar inmediatamente después de colocarla físicamente para evitar discrepancias.

Paso 3: Registro en Cognicar

3.1 Acceder al Módulo de Asignación

1. Inicie sesión en Cognicar (si aún no lo ha hecho)
2. En el panel de navegación izquierdo, sección RECEPCIÓN
3. Haga clic en Asignación de Balizas
4. La pantalla mostrará las opciones de filtrado

3.2 Localizar la Baliza en el Sistema

Tiene dos opciones para encontrar la baliza:

Opción A: Filtrar por Color

1. En la sección FILTRAR POR COLOR
2. Haga clic en el círculo del color correspondiente:
   • Rojo
   • Azul
   • Amarillo
   • Verde
3. El sistema mostrará solo balizas de ese color

Opción B: Filtrar por Número

1. En la sección FILTRAR POR NÚMERO
2. Escriba el número de la baliza en el campo de texto
   • Ejemplo: si es baliza #8, escriba "8"
   • Puede buscar múltiples: "5, 8, 12"
3. El sistema filtrará los resultados

Recomendación: Use ambos filtros simultáneamente para encontrar rápidamente la baliza exacta.

3.3 Verificar Disponibilidad de la Baliza

En la cuadrícula de balizas mostrada:

• Verifique que la baliza tiene estado Disponible
• Confirme que el número y color coinciden con la baliza física
• Si muestra como "Asignada", verifique en Historial si está realmente en uso

Baliza Ya Asignada

Si la baliza aparece como asignada a otro vehículo, NO proceda. Verifique en Historial de Vehículos a qué vehículo está asignada. Si ese vehículo ya salió del concesionario, desasigne primero la baliza antes de reasignarla.

3.4 Realizar la Asignación

En la tarjeta de la baliza seleccionada:

1. Haga clic en el botón de Asignar (o control correspondiente)
2. Se abrirá un formulario o diálogo
3. Ingrese o seleccione:
   • Matrícula del vehículo: Escriba exactamente como aparece en el vehículo
   • Información adicional si el sistema lo solicita
4. Revise cuidadosamente que toda la información es correcta:
   • Baliza correcta (número y color)
   • Matrícula correcta
   • No hay errores tipográficos
5. Haga clic en Confirmar o Asignar para completar

3.5 Verificar Confirmación

Después de asignar:

• Debe recibir un mensaje de confirmación
• La baliza debería cambiar de estado "Disponible" a "Asignada"
• Anote la hora de asignación (útil para verificación posterior)

Paso 4: Verificación de la Asignación

4.1 Verificación Inmediata en Historial

Inmediatamente después de asignar:

1. Navegue a Historial de Vehículos (sección ADMINISTRACIÓN)
2. En el campo Buscar por matrícula, escriba la matrícula del vehículo
3. Presione Enter o haga clic en buscar

Verifique que aparece:

• El vehículo con la matrícula correcta
• Estado de baliza: ASIGNADO (en verde)
• ID de baliza correcto
• Número y color correctos (ej: #8 (AZUL))
• Su nombre en "Asignado por"
• Fecha y hora actuales
• Estado de desasignación: Activo (en verde)

✓ Si todo coincide: La asignación fue exitosa

4.2 Verificación en el Mapa

2-3 minutos después de la asignación:

1. Navegue a Mapa (sección GENERAL)
2. Localice la zona donde colocó el vehículo (probablemente Recepción)
3. Haga clic en esa zona en el plano
4. En el panel lateral Vehículos por Zona, busque el vehículo

Verifique:

• El vehículo aparece en la lista de la zona correcta
• La ubicación corresponde con donde físicamente está el vehículo

✓ Si aparece en la zona correcta: El seguimiento está funcionando correctamente

4.3 Qué Hacer Si la Verificación Falla

Si el vehículo NO aparece en Historial:

1. Refresque la página
2. Verifique que escribió correctamente la matrícula
3. Intente buscar nuevamente
4. Si aún no aparece, la asignación no se registró:
   • Regrese a Asignación de Balizas
   • Intente asignar nuevamente
   • Si el problema persiste, contacte a un administrador

Si el vehículo NO aparece en el Mapa:

1. Espere 2-3 minutos adicionales (el sistema necesita tiempo)
2. Refresque la página del Mapa
3. Verifique que la baliza física está en su lugar
4. Verifique en Historial que la asignación está registrada
5. Si el problema persiste después de 5 minutos:
   • La baliza puede estar defectuosa
   • Puede haber problemas de recepción de señal
   • Consulte FAQ
   • Considere usar Forzar Movimiento como solución temporal
   • Documente para reporte a soporte técnico

Paso 5: Documentación (Opcional pero Recomendado)

5.1 Registro Personal

Mantenga un registro personal de asignaciones realizadas:

• Fecha y hora
• Matrícula del vehículo
• Número y color de baliza asignada
• Cualquier problema encontrado

Beneficios:

• Identificar patrones de problemas
• Documentar balizas defectuosas
• Auditoría personal de trabajo
• Referencia rápida

5.2 Comunicación al Equipo

Si corresponde en su concesionario:

• Notifique que el vehículo está registrado y rastreable
• Comunique la ubicación actual (Recepción)
• Informe si hubo algún problema con la asignación

Casos Especiales

Caso 1: Baliza No Disponible en el Sistema

Situación: Colocó físicamente la baliza pero aparece como "Asignada" en el sistema.

Proceso:

1. Acceda a Historial de Vehículos
2. En el campo ID de la baliza, ingrese el ID de la baliza
3. Verifique a qué vehículo está asignada
4. Determine si:
   • Ese vehículo ya salió → Desasigne la baliza
   • Ese vehículo aún está → Necesita usar otra baliza
5. Si debe desasignar:
   • Localice el registro en Historial
   • Desasigne la baliza (si tiene permisos)
   • Vuelva a asignarla al nuevo vehículo

Caso 2: Error en la Asignación

Situación: Asignó la baliza incorrecta o al vehículo incorrecto.

Proceso:

1. Corrija inmediatamente para evitar confusión
2. Acceda a Historial de Vehículos
3. Localice la asignación incorrecta
4. Desasigne la baliza
5. Si colocó baliza incorrecta físicamente:
   • Retire la baliza física del vehículo
   • Coloque la baliza correcta
6. Realice la asignación correcta siguiendo este tutorial

Caso 3: Múltiples Vehículos Simultáneos

Situación: Necesita asignar balizas a varios vehículos al mismo tiempo.

Proceso:

1. Prepare todas las balizas físicamente:
   • Seleccione balizas necesarias
   • Verifique que todas funcionan
   • Anote números y colores de cada una
2. Coloque balizas en vehículos:
   • Asigne baliza física a cada vehículo
   • IMPORTANTE: Anote qué baliza colocó en qué vehículo
   • No confíe en su memoria con múltiples vehículos
3. Registre en sistema:
   • Asigne una por una en Cognicar
   • Use su lista de notas para asegurar correspondencia correcta
   • Verifique cada asignación antes de pasar a la siguiente
4. Verifique todas:
   • Después de asignar todas, verifique en Historial
   • Confirme en Mapa que todas aparecen

Riesgo de Confusión

Al asignar múltiples balizas simultáneamente, hay alto riesgo de confundir cuál baliza colocó en cuál vehículo. Documente meticulosamente o asigne de una en una.

Caso 4: Vehículo Temporal o de Prueba

Situación: Necesita rastrear un vehículo que solo estará brevemente en el concesionario.

Proceso:

1. Asigne la baliza normalmente según este tutorial
2. Anote que es temporal para recordar desasignarla
3. Cuando el vehículo salga:
   • CRÍTICO: Desasigne la baliza inmediatamente en el sistema
   • Recupere el cono físico (baliza) del vehículo
   • La baliza queda disponible para otro vehículo

Desasignar al Salir es Obligatorio

Cuando un vehículo sale del concesionario, DEBE desasignar la baliza manualmente. El sistema NO lo hace automáticamente. Si no desasigna, el sistema continuará mostrando el vehículo como presente en el concesionario, generando información falsa que afectará KPIs, reportes y decisiones operativas. Esta es una de las causas más comunes de datos incorrectos en el sistema.

Checklist de Asignación de Baliza

Use esta lista para verificar cada paso:

Antes de Asignar:

• [ ] Tengo la matrícula exacta del vehículo
• [ ] Seleccioné una baliza física en buen estado
• [ ] Anoté número y color de la baliza
• [ ] El vehículo está presente y accesible

Colocación Física:

• [ ] Localicé el vehículo correcto
• [ ] Coloqué la baliza en ubicación apropiada
• [ ] La baliza está firmemente colocada
• [ ] La baliza está encendida

Registro en Sistema:

• [ ] Accedí a Asignación de Balizas
• [ ] Localicé la baliza correcta (número y color)
• [ ] Verifiqué que está disponible
• [ ] Ingresé la matrícula correctamente
• [ ] Revisé todos los datos antes de confirmar
• [ ] Recibí confirmación de asignación exitosa

Verificación:

• [ ] Verifiqué en Historial de Vehículos
• [ ] El estado es ASIGNADO
• [ ] El ID, número y color son correctos
• [ ] Mi nombre aparece en "Asignado por"
• [ ] Esperé 2-3 minutos
• [ ] Verifiqué en Mapa que aparece en zona correcta
• [ ] Documenté si hubo algún problema

Tips y Mejores Prácticas

Eficiencia

1. Prepare todo antes: Tenga baliza y datos del vehículo listos antes de comenzar
2. Use ambos filtros: Color + número para encontrar balizas rápidamente
3. Verifique disponibilidad primero: Antes de colocar físicamente, confirme que está disponible en sistema

Precisión

1. Doble verificación: Siempre revise número y color antes de confirmar
2. Matrículas exactas: Escriba matrículas exactamente como aparecen (incluyendo espacios si los hay)
3. Verificación inmediata: Confirme en Historial apenas asigne

Prevención de Problemas

1. Sincronización inmediata: No demore el registro en sistema después de colocar físicamente
2. Una a la vez: Evite asignar múltiples balizas simultáneamente si es posible
3. Documente problemas: Anote balizas que no funcionan correctamente

Próximos Pasos

• Practique el proceso completo varias veces hasta dominarlo
• Revise el tutorial Seguimiento Diario para contexto operativo
• Consulte Asignación de Balizas para información conceptual
• Si encuentra problemas, consulte FAQ