Tutorial: Generar Reportes de KPIs

Este tutorial le guiará paso a paso en el proceso de exportar datos de KPIs desde Cognicar para crear reportes, realizar análisis o mantener registros históricos.

Objetivo del Tutorial

Al completar este tutorial, sabrá cómo:

• Seleccionar el período correcto de datos
• Exportar KPIs desde el Dashboard
• Exportar datos detallados desde Historial de Vehículos
• Abrir y trabajar con los archivos exportados
• Crear reportes básicos en Excel

Tiempo Estimado

• Exportación simple: 2-3 minutos
• Creación de reporte completo: 15-30 minutos

Requisitos Previos

• Acceso a Cognicar
• Microsoft Excel u otra herramienta de hojas de cálculo
• Conocimiento básico de Excel (opcional pero recomendado)

Parte 1: Exportar KPIs del Dashboard

Paso 1.1: Acceder al Dashboard

1. Inicie sesión en Cognicar
2. El Dashboard se carga automáticamente
3. Si está en otra sección, haga clic en Dashboard en el panel de navegación

Paso 1.2: Seleccionar Período de Datos

Localice la sección Exportar Datos de KPI en el Dashboard.

Tiene dos opciones para definir el rango de fechas:

Opción A: Usar Rangos Predefinidos

Para reportes estándar, use los botones de acceso rápido:

1. Hoy

   • Datos del día actual
   • Útil para: Reportes diarios, verificación de estado actual

2. Ayer

   • Datos del día anterior
   • Útil para: Reportes del día previo, análisis de cierre

3. Últimos 7 días

   • Datos de la última semana
   • Útil para: Reportes semanales, análisis de tendencias cortas

4. Últimos 30 días

   • Datos del último mes
   • Útil para: Reportes mensuales, análisis de tendencias

Proceso:

• Simplemente haga clic en el botón del período deseado
• Los campos de fecha se actualizarán automáticamente

Opción B: Definir Rango Personalizado

Para períodos específicos:

1. Fecha de Inicio:

   • Haga clic en el primer campo de fecha
   • Se abrirá un calendario
   • Navegue al mes deseado (use flechas si es necesario)
   • Haga clic en el día de inicio

2. Fecha de Fin:

   • Haga clic en el segundo campo de fecha
   • Navegue al mes deseado en el calendario
   • Haga clic en el día de fin

Ejemplos de rangos personalizados:

• Primer trimestre del año: 01/01/2026 a 31/03/2026
• Mes específico: 01/02/2026 a 28/02/2026
• Temporada alta: 15/11/2025 a 15/01/2026

Selección de Rango

Para análisis de tendencias, se recomienda exportar al menos 30 días de datos. Para comparaciones mensuales, exporte meses completos.

Paso 1.3: Generar y Descargar Exportación

1. Verifique que el rango de fechas seleccionado es correcto
2. Haga clic en el botón Exportar
3. El sistema procesará su solicitud (puede tomar unos segundos)
4. El archivo se descargará automáticamente a su carpeta de descargas

Nombre del archivo: Probablemente algo como "KPIs_YYYY-MM-DD.xlsx" o similar

Paso 1.4: Ubicar el Archivo Descargado

1. Abra su explorador de archivos
2. Navegue a su carpeta de Descargas
3. Busque el archivo más reciente de Cognicar
4. Verifique la fecha de descarga para asegurar que es el correcto

Parte 2: Exportar Historial Detallado de Vehículos

Paso 2.1: Acceder al Historial de Vehículos

1. En el panel de navegación, sección ADMINISTRACIÓN
2. Haga clic en Historial de Vehículos
3. La tabla mostrará todos los registros

Paso 2.2: Aplicar Filtros (Opcional)

Antes de exportar, puede filtrar datos para exportar solo información relevante:

Filtros comunes para reportes:

Reporte de Vehículos por Fabricante:

• Filtro: Fabricante = "Peugeot" (o la marca deseada)
• Exportar

Reporte de Operaciones de un Usuario:

• Filtro: Asignado por = "Nombre del Usuario"
• Rango de fechas según necesidad
• Exportar

Reporte de Salidas del Mes:

• Filtro: Fecha de desasignación = Primer y último día del mes
• Filtrar por registros con desasignación (no "Activo")
• Exportar

Reporte de Vehículos Actuales:

• Filtro: Estado = "Activo" en columna desasignación
• Exportar

Reporte de Zona Específica:

• Filtro: Zona actual = "Taller" (o la zona deseada)
• Exportar

Paso 2.3: Descargar Historial

1. Una vez aplicados los filtros deseados (o sin filtros para exportación completa)
2. Haga clic en el botón Descargar Excel
3. El sistema generará el archivo (puede tomar más tiempo si hay muchos registros)
4. El archivo se descargará automáticamente

Exportaciones Grandes

Si exporta datos sin filtros de un sistema con muchos registros, el archivo puede ser grande y tardar en generarse. Considere usar filtros para limitar el volumen de datos.

Parte 3: Trabajar con los Archivos Exportados

Paso 3.1: Abrir el Archivo en Excel

1. Localice el archivo descargado
2. Doble clic para abrir (o clic derecho → Abrir con → Excel)
3. Si Excel muestra advertencia de seguridad, haga clic en "Habilitar edición"

Paso 3.2: Revisar los Datos

Para archivo de KPIs:

• Verifique que las fechas coinciden con el rango solicitado
• Confirme que todas las métricas están presentes
• Revise que los datos tienen sentido

Para archivo de Historial:

• Verifique que las columnas son las esperadas
• Confirme que los filtros se aplicaron correctamente
• Revise el número de registros (aparece en la parte inferior de Excel)

Paso 3.3: Formato Básico del Reporte

Mejorar presentación:

1. Encabezados:

   • Seleccione la fila de encabezados (fila 1)
   • Aplicar negrita (Ctrl+B)
   • Cambiar color de fondo (ej: gris claro)
   • Centrar texto

2. Columnas:

   • Ajustar ancho de columnas automáticamente:
     • Seleccionar todas las columnas
     • Doble clic en el borde entre letras de columnas
   • O ajustar manualmente las más importantes

3. Filtros:

   • Seleccione la fila de encabezados
   • Menú Datos → Filtro
   • Aparecerán flechas desplegables en cada columna

4. Inmovilizar paneles:

   • Coloque cursor en celda A2
   • Menú Vista → Inmovilizar → Inmovilizar fila superior
   • Los encabezados permanecerán visibles al desplazarse

Parte 4: Crear Reportes Específicos

Reporte 1: Resumen Semanal de KPIs

Objetivo: Reporte semanal para gerencia.

Pasos:

1. Exportar datos:

   • Dashboard → Exportar → Últimos 7 días

2. Abrir en Excel y crear nueva hoja "Resumen"

3. Crear resumen:

   • Calcule promedios de cada KPI
   • Identifique valores máximos y mínimos
   • Calcule tendencias (comparar inicio vs fin de semana)

4. Crear gráficos:

   • Seleccione datos de KPIs por día
   • Insertar → Gráficos → Gráfico de líneas
   • Cree un gráfico para cada KPI principal

5. Agregar observaciones:

   • Documente eventos especiales de la semana
   • Explique variaciones significativas
   • Incluya recomendaciones

6. Formatear:

   • Agregue título con rango de fechas
   • Use colores consistentes
   • Asegure legibilidad

Reporte 2: Análisis de Rotación de Vehículos

Objetivo: Entender cuánto tiempo permanecen vehículos en el concesionario.

Pasos:

1. Exportar datos:

   • Historial de Vehículos → Descargar Excel
   • Filtrar por mes deseado en fechas de asignación

2. En Excel, crear nueva columna "Días en Concesionario":

   =SI(Desasignación="Activo", HOY()-FechaAsignación, FechaDesasignación-FechaAsignación)

   (Ajuste nombres de columnas según su archivo)

3. Calcular estadísticas:

   • Promedio de días
   • Mediana de días
   • Máximo y mínimo
   • Distribución (cuántos vehículos por rango de días)

4. Crear tabla dinámica:

   • Seleccione todos los datos
   • Insertar → Tabla dinámica
   • Filas: Fabricante
   • Valores: Promedio de Días en Concesionario

5. Identificar patrones:

   • ¿Qué fabricantes permanecen más tiempo?
   • ¿Hay vehículos con estancia excesiva?
   • ¿La rotación está mejorando o empeorando?

Reporte 3: Operaciones por Usuario

Objetivo: Auditar operaciones realizadas por cada usuario.

Pasos:

1. Exportar datos:

   • Historial de Vehículos → Filtrar por rango de fechas → Descargar

2. Crear tabla dinámica:

   • Filas: Asignado Por
   • Valores: Contar de registros

3. Analizar:

   • Total de asignaciones por usuario
   • Distribución de carga de trabajo
   • Identificar usuarios inactivos

4. Crear segunda tabla dinámica:

   • Filas: Desasignado Por
   • Valores: Contar de registros

5. Conclusiones:

   • ¿La carga está equilibrada?
   • ¿Hay usuarios que necesitan más capacitación?
   • ¿Los patrones de trabajo son normales?

Reporte 4: Estado de Ocupación de Zonas

Objetivo: Analizar uso de capacidad del concesionario.

Pasos:

1. Datos del Mapa:

   • Acceda al Mapa en Cognicar
   • Anote datos de la tabla Ocupación por Zona
   • O tome captura de pantalla

2. Crear tabla en Excel:

   Zona | Vehículos | Capacidad | Ocupación %
   -----------------------------------------------
   Recepción | 65 | 30 | 217%
   Parking Azul | 6 | 15 | 40%
   ...

3. Calcular métricas:

   • Ocupación promedio total
   • Zonas sobreutilizadas (>100%)
   • Zonas subutilizadas (<50%)
   • Capacidad total vs utilizada

4. Crear gráfico de barras:

   • Zona en eje X
   • Ocupación % en eje Y
   • Línea horizontal en 100% para referencia

5. Recomendaciones:

   • Redistribución de vehículos
   • Ajuste de capacidades configuradas
   • Expansión de zonas congestionadas

Parte 5: Automatización y Mejores Prácticas

Crear Plantilla de Reporte

1. Diseñe su reporte una vez:

   • Formato completo
   • Fórmulas y tablas dinámicas
   • Gráficos pre-configurados

2. Guarde como plantilla:

   • Archivo → Guardar como
   • Tipo: Plantilla de Excel (.xltx)
   • Nombre: "Plantilla Reporte Semanal Cognicar"

3. Uso futuro:

   • Abra la plantilla
   • Pegue nuevos datos exportados
   • Actualice tablas dinámicas (clic derecho → Actualizar)
   • Los gráficos se actualizarán automáticamente

Programar Exportaciones Regulares

Establezca calendario:

• Diario:

  • Exportar KPIs del día anterior
  • Almacenar en carpeta "Reportes Diarios"

• Semanal (cada lunes):

  • Exportar KPIs de últimos 7 días
  • Crear reporte semanal completo
  • Enviar a gerencia

• Mensual (primer día del mes):

  • Exportar KPIs del mes anterior
  • Exportar historial completo del mes
  • Crear reporte mensual detallado
  • Archivar en carpeta "Reportes Mensuales"

Organización de Archivos

Estructura de carpetas recomendada:

Cognicar Reportes/
├── 2026/
│   ├── Enero/
│   │   ├── Diarios/
│   │   ├── Semanales/
│   │   └── Reporte-Mensual-Enero-2026.xlsx
│   ├── Febrero/
│   └── ...
└── Plantillas/
    ├── Plantilla-Reporte-Semanal.xltx
    └── Plantilla-Reporte-Mensual.xltx

Seguridad y Respaldo

Proteja sus reportes:

• Almacene en ubicación segura (servidor, nube corporativa)
• No comparta sin autorización (contienen datos sensibles)
• Mantenga copias de respaldo
• Elimine archivos antiguos según política de retención

Parte 6: Solución de Problemas

No Puedo Descargar el Archivo

Soluciones:

1. Verifique bloqueadores de pop-ups del navegador
2. Intente con navegador diferente
3. Verifique permisos de escritura en carpeta Descargas
4. Reduzca rango de fechas si es muy amplio

El Archivo Está Vacío

Causas:

• No hay datos en el período seleccionado
• Los filtros son demasiado restrictivos

Soluciones:

1. Verifique que el rango de fechas es correcto
2. Elimine filtros y exporte sin filtrar
3. Confirme que hay datos en ese período en el Dashboard

Excel No Abre el Archivo

Soluciones:

1. Actualice Excel a versión reciente
2. Verifique que el archivo se descargó completamente
3. Intente abrir con Google Sheets como alternativa
4. Descargue nuevamente

Los Datos No Coinciden

Si los datos exportados no coinciden con lo que ve en Cognicar:

1. Refresque Cognicar antes de exportar
2. Verifique el indicador "Última actualización" en Dashboard
3. Confirme que exportó el rango de fechas correcto
4. Contacte soporte si la discrepancia persiste

Checklist de Reporte

Antes de Exportar:

• [ ] Identifiqué qué datos necesito (KPIs vs Historial)
• [ ] Definí el rango de fechas correcto
• [ ] Apliqué filtros si son necesarios
• [ ] Verifiqué que los datos actuales son correctos

Durante Exportación:

• [ ] Seleccioné período correcto
• [ ] Hice clic en Exportar/Descargar
• [ ] Esperé a que el archivo se descargue completamente
• [ ] Localicé el archivo en Descargas

Después de Exportar:

• [ ] Abrí el archivo para verificar contenido
• [ ] Confirmé que los datos son correctos
• [ ] Apliqué formato básico
• [ ] Creé análisis o gráficos según necesidad
• [ ] Guardé con nombre descriptivo
• [ ] Almacené en ubicación apropiada
• [ ] Eliminé archivos temporales si es necesario

Próximos Pasos

• Practique exportar diferentes rangos de fechas
• Cree su propia plantilla de reporte
• Establezca calendario de reportes regulares
• Aprenda funciones avanzadas de Excel para análisis más profundos
• Consulte Dashboard y KPIs para entender las métricas
• Revise Historial de Vehículos para comprender los datos exportados