Tema
Preguntas Frecuentes (FAQ)
Esta sección responde las preguntas más comunes sobre el uso de Cognicar. Si su pregunta no está aquí, consulte la documentación específica de cada módulo o contacte a su administrador.
Acceso y Cuenta
¿Cómo obtengo acceso a Cognicar?
Un administrador del sistema debe crear una cuenta para usted. Contacte al responsable de IT o gerente de su concesionario para solicitar acceso.
Una vez creada su cuenta, recibirá:
- Su correo electrónico de usuario
- Una contraseña temporal
- Instrucciones para el primer inicio de sesión
¿Olvidé mi contraseña, qué hago?
- En la página de inicio de sesión, haga clic en "¿Olvidaste tu contraseña?"
- Siga las instrucciones para restablecer su contraseña
- Si el proceso de recuperación no funciona, contacte a un administrador para que restablezca su contraseña manualmente
¿Puedo cambiar mi dirección de correo electrónico?
No puede cambiar su email directamente. Contacte a un administrador para que actualice su correo electrónico desde el Panel de Administración.
¿Con qué frecuencia debo cambiar mi contraseña?
Se recomienda cambiar su contraseña cada 3-6 meses por seguridad. Puede hacerlo en cualquier momento desde su Perfil.
¿Puedo usar Cognicar desde mi teléfono móvil?
Cognicar es una aplicación web que funciona en navegadores. Puede acceder desde dispositivos móviles (teléfonos y tablets), aunque la interfaz está optimizada para ordenadores (de escritorio y portátiles).
Balizas y Seguimiento
¿Qué es una baliza?
Una baliza es un cono físico equipado con tecnología BLE (Bluetooth Low Energy) que se coloca en o cerca de un vehículo para que Cognicar pueda detectar su ubicación en tiempo real. Consulte más detalles en Terminología.
¿Por qué es tan importante desasignar balizas cuando un vehículo sale?
CRÍTICO: El sistema actualmente NO desasigna balizas automáticamente. Si un vehículo sale del concesionario y no desasigna su baliza manualmente:
Consecuencias:
- El sistema seguirá mostrando el vehículo como presente en el concesionario
- Los KPIs mostrarán números inflados incorrectamente
- El Mapa mostrará vehículos que ya no están en las instalaciones
- Las decisiones operativas se basarán en datos falsos
- La ocupación de zonas será incorrecta
Solución:
- Cuando un vehículo salga, acceda a Historial de Vehículos
- Localice el vehículo por matrícula
- Desasigne la baliza manualmente
- Recupere el cono físico (baliza) del vehículo
- La baliza queda disponible para reasignación
Recomendación: Establezca un procedimiento estándar que incluya desasignación obligatoria en el proceso de salida de vehículos.
¿Cómo asigno una baliza a un vehículo?
- Coloque físicamente la baliza en el vehículo
- Acceda a Asignación de Balizas
- Use los filtros para encontrar la baliza (por color o número)
- Vincule la baliza al vehículo en el sistema
Importante: La baliza física debe coincidir exactamente con la baliza asignada en el sistema.
¿Qué significan los colores de las balizas?
Los colores (Rojo, Azul, Amarillo, Verde) sirven para organizar las balizas y pueden usarse según las necesidades del concesionario (por ejemplo, por prioridad, tipo de vehículo, o área). Consulte con su gerente cómo su concesionario utiliza los colores.
¿Qué hago si un vehículo no aparece en el mapa?
Posibles causas y soluciones:
No tiene baliza asignada
- Solución: Asigne una baliza en Asignación de Balizas
La baliza no está transmitiendo
- Solución: Verifique la baliza física, puede necesitar batería o estar defectuosa
Actualización pendiente
- Solución: Espere 2-3 minutos y refresque la página
Vehículo fuera de rango
- Solución: Verifique que el vehículo está en área cubierta
Si el problema persiste, contacte a su administrador o use Forzar Movimiento si tiene permisos.
¿Qué significa "Sin Zona" en el historial?
"Sin Zona" indica que el vehículo está registrado pero no se ha detectado en ninguna zona configurada. Posibles razones:
- El vehículo ha salido del concesionario
- La baliza no está transmitiendo
- El vehículo está fuera del alcance de los receptores
Ver Sin Zona en terminología.
¿Qué significa "Zona Desconocida"?
"Zona Desconocida" indica que la baliza fue detectada pero la ubicación no pudo mapearse a una zona definida. Esto puede requerir verificación física del vehículo o actualización de configuración de zonas.
Ver Desconocida en terminología.
¿La baliza se mueve automáticamente cuando muevo el vehículo?
Sí, el sistema detecta automáticamente cuando una baliza (y por lo tanto el vehículo) se mueve a una zona diferente. No necesita actualizar manualmente la ubicación en condiciones normales.
¿Cómo sé si una baliza está defectuosa?
Señales de baliza defectuosa:
- El vehículo no aparece en el mapa a pesar de estar en el concesionario
- La ubicación se actualiza de forma errática
- Necesita forzar movimientos frecuentemente para el mismo vehículo
- La baliza física muestra signos de daño
Si sospecha que una baliza está defectuosa, documente el comportamiento y contacte a soporte técnico.
Mapa y Zonas
¿Qué significa que una zona tenga ocupación mayor a 100%?
Es normal y permite que haya más vehículos de la capacidad nominal en una zona. Esto indica que hay más vehículos de los previstos, lo cual puede ser aceptable temporalmente pero debe monitorearse.
Ejemplo: Recepción puede tener 217% de ocupación durante períodos de alta entrada.
¿Cómo sé qué vehículos están en una zona específica?
- Acceda al Mapa
- Haga clic en la zona deseada en el plano interactivo
- El panel lateral mostrará todos los vehículos en esa zona
¿Puedo modificar las zonas o crear nuevas zonas?
La configuración de zonas es una operación administrativa avanzada. Contacte al proveedor del sistema (Xymbot) o a su administrador de IT para modificaciones de zonas.
Dashboard y KPIs
¿Qué significa "Vehículos Activos -48H"?
Son los vehículos que han registrado actividad (movimiento, cambio de zona) en las últimas 48 horas. Indica el inventario en movimiento activo.
¿Qué significa "Vehículos Parados +48H"?
Son vehículos sin actividad en más de 48 horas. Puede indicar vehículos estancados o en espera prolongada que requieren atención.
¿Con qué frecuencia se actualizan los KPIs?
Los KPIs se actualizan automáticamente. Verifique el indicador "Última actualización" en el Dashboard para saber qué tan recientes son los datos.
¿Puedo exportar los KPIs a Excel?
Sí, use la función Exportar Datos de KPI en el Dashboard. Seleccione el rango de fechas deseado y haga clic en Exportar.
¿Cómo filtro las órdenes de reparación?
En el Dashboard puede filtrar por:
- Color de baliza (haciendo clic en los círculos de color)
- Matrícula, fabricante, O.R., estado, situación (usando los campos de texto)
- Solo vehículos en concesionario (activando la casilla correspondiente)
Historial y Auditoría
¿Cuánto tiempo se conserva el historial de vehículos?
El sistema mantiene historial completo de todas las operaciones. Consulte con su administrador sobre las políticas de retención de datos específicas de su concesionario.
¿Puedo ver quién realizó una operación específica?
Sí, el Historial de Vehículos muestra el usuario que realizó cada asignación y desasignación, junto con la fecha y hora de la operación.
¿Cómo exporto el historial completo?
- Acceda a Historial de Vehículos
- Aplique filtros si desea exportar solo datos específicos
- Haga clic en Descargar Excel
- El archivo se descargará con los datos filtrados
¿Puedo ver el historial de un vehículo específico?
Sí:
- Acceda a Historial de Vehículos
- Ingrese la matrícula en el campo "Buscar por matrícula"
- Verá todos los registros de ese vehículo
Permisos y Roles
¿Qué puedo hacer con mi rol actual?
Consulte Roles y Permisos para ver los permisos específicos de cada rol:
- Admin: Acceso completo
- Recepcionista: Operaciones del día a día
- Genérico: Solo lectura
¿Cómo sé qué rol tengo?
Vea su rol en su Perfil. El rol está claramente indicado en la sección de información del usuario.
¿Puedo cambiar mi propio rol?
No, solo los administradores pueden cambiar roles. Si necesita permisos adicionales, contacte a un administrador y justifique por qué los necesita.
¿Por qué no puedo acceder a ciertas funciones?
Si una función no está disponible, probablemente su rol no tiene permisos para ella. Verifique sus permisos en Roles y Permisos o contacte a un administrador.
Operaciones Administrativas
¿Cómo creo un nuevo usuario? (Solo Admins)
- Acceda al Panel de Administración
- Complete el formulario de Crear Nuevo Usuario
- Asigne el rol apropiado
- Cree una contraseña temporal segura
- Cree el usuario
- Entregue las credenciales al usuario de forma segura
¿Cómo cambio el rol de un usuario? (Solo Admins)
- Acceda al Panel de Administración
- Localice al usuario en la Lista de Usuarios
- Use el menú desplegable para seleccionar el nuevo rol
- Haga clic en el botón verde de guardar
- El cambio es inmediato
¿Cuándo debo usar Forzar Movimiento?
Use Forzar Movimiento solo cuando:
- El vehículo está físicamente en una ubicación pero el sistema muestra otra
- Ha verificado que la baliza está asignada correctamente
- Ha esperado 2-3 minutos para actualización automática sin éxito
- Tiene una necesidad operativa urgente
NO use Forzar Movimiento para problemas sistemáticos que afectan múltiples vehículos.
¿Puedo eliminar mi propia cuenta de administrador?
No se recomienda eliminarse a sí mismo. Siempre debe haber al menos un administrador activo en el sistema. Si necesita cambios en su propia cuenta, pídale a otro administrador que los realice.
Problemas Técnicos
La página no carga o muestra error
Soluciones:
- Refresque la página (F5 o Ctrl+R)
- Limpie caché y cookies del navegador
- Intente con un navegador diferente
- Verifique su conexión a internet
- Contacte a su administrador si el problema persiste
Los datos no se actualizan
Soluciones:
- Verifique el indicador "Última actualización" en el Dashboard
- Refresque la página manualmente
- Espere 2-3 minutos para sincronización
- Si el problema continúa, contacte soporte técnico
No puedo descargar archivos exportados
Soluciones:
- Verifique que su navegador no está bloqueando descargas
- Revise la configuración de bloqueadores de pop-ups
- Confirme que tiene espacio en disco
- Intente con un navegador diferente
- Verifique permisos de carpeta de descargas
El sistema está lento
Causas comunes:
- Conexión a internet lenta
- Navegador con muchas pestañas abiertas
- Filtros muy amplios que devuelven miles de resultados
- Problemas temporales del servidor
Soluciones:
- Cierre pestañas innecesarias del navegador
- Use filtros más específicos para limitar resultados
- Refresque la página
- Espere unos minutos si hay carga alta en el sistema
- Contacte soporte si el problema es persistente
Seguridad y Mejores Prácticas
¿Es seguro guardar mi contraseña en el navegador?
No se recomienda guardar contraseñas en el navegador, especialmente en computadoras compartidas. Use un gestor de contraseñas seguro si necesita ayuda para recordar contraseñas.
¿Puedo compartir mi cuenta con un compañero?
No, cada usuario debe tener su propia cuenta. Compartir credenciales:
- Viola políticas de seguridad
- Impide trazabilidad de operaciones
- Puede causar problemas de auditoría
Si un compañero necesita acceso, contacte a un administrador para crear una cuenta para ellos.
¿Debo cerrar sesión al terminar?
Sí, siempre cierre sesión usando el botón "Cerrar Sesión" cuando:
- Termine su jornada laboral
- Se aleje de su computadora por tiempo prolongado
- Use una computadora compartida
¿Qué hago si sospecho que mi cuenta fue comprometida?
- Cambie su contraseña inmediatamente en Perfil
- Notifique a un administrador inmediatamente
- Revise el historial para verificar si hubo operaciones no autorizadas
- Documente cualquier actividad sospechosa
Soporte y Contacto
¿Dónde puedo encontrar más ayuda?
- Consulte esta documentación completa
- Contacte a su administrador local
- Para problemas técnicos, contacte a Xymbot (proveedor del sistema)
¿Cómo reporto un problema o error?
- Documente el problema detalladamente:
- ¿Qué estaba intentando hacer?
- ¿Qué pasó exactamente?
- ¿Qué esperaba que pasara?
- ¿Se puede reproducir?
- Tome capturas de pantalla si es posible
- Anote cualquier mensaje de error exacto
- Contacte a su administrador con esta información
¿Puedo sugerir mejoras al sistema?
Sí, comunique sus sugerencias a:
- Su administrador local
- Gerencia de su concesionario
- El proveedor del sistema (Xymbot)
Sus comentarios ayudan a mejorar el sistema para todos.
¿Dónde está la información de contacto de soporte?
Contacte a:
- Soporte local: Su administrador de Cognicar en el concesionario
- Soporte técnico: Xymbot (información de contacto proporcionada por su concesionario)
Capacitación
¿Hay capacitación disponible para nuevos usuarios?
Contacte a su administrador para:
- Capacitación inicial para nuevos usuarios
- Sesiones de actualización
- Capacitación especializada por rol
- Acceso a materiales de entrenamiento
¿Cómo me mantengo actualizado sobre nuevas funcionalidades?
- Consulte esta documentación regularmente
- Participe en sesiones de capacitación ofrecidas
- Comuníquese con su administrador sobre actualizaciones
- Revise comunicados del proveedor del sistema
Próximos Pasos
- Explore Tutoriales para guías paso a paso
- Consulte Terminología para definiciones de términos
- Revise Roles y Permisos para entender su nivel de acceso
- Familiarícese con cada módulo del sistema mediante las guías específicas