Roles y Permisos

Cognicar implementa un sistema de control de acceso basado en roles que determina qué funcionalidades puede utilizar cada usuario. Este documento describe los roles disponibles, sus permisos específicos y las mejores prácticas para asignación de roles.

Roles Personalizables

Los roles del sistema pueden adaptarse a las necesidades de cada concesionario. Es posible agregar nuevos roles o modificar los permisos de roles existentes según los requisitos operativos específicos.

Roles Disponibles

El sistema Cognicar incluye tres roles base predefinidos, cada uno diseñado para diferentes niveles de responsabilidad en el concesionario.

Admin (Administrador)

Nivel de acceso: Completo

Descripción: El rol Admin tiene acceso ilimitado a todas las funcionalidades del sistema, incluyendo configuración, gestión de usuarios y operaciones administrativas avanzadas.

Permisos

Visualización

• ✓ Acceso a Dashboard con todos los KPIs
• ✓ Visualización del Mapa y todas las zonas
• ✓ Consulta de Historial completo de vehículos
• ✓ Visualización de órdenes de reparación
• ✓ Acceso a toda la información del sistema

Operaciones

• ✓ Asignación de balizas a vehículos
• ✓ Desasignación de balizas
• ✓ Forzar movimiento de vehículos
• ✓ Exportación de KPIs y datos
• ✓ Importación de datos al sistema

Administración

• ✓ Crear nuevos usuarios
• ✓ Modificar roles de usuarios existentes
• ✓ Eliminar usuarios
• ✓ Acceso al Panel de Administración
• ✓ Gestión completa de usuarios

Cuenta

• ✓ Ver y editar su propio perfil
• ✓ Cambiar su propia contraseña

Responsabilidades

Los administradores son responsables de:

• Seguridad del sistema y gestión de accesos
• Creación y mantenimiento de cuentas de usuario
• Asignación apropiada de roles
• Resolución de problemas operativos
• Operaciones críticas que afectan datos del sistema
• Supervisión general del sistema

Cuándo Asignar Este Rol

Asigne rol Admin a usuarios que:

• Tienen responsabilidad gerencial o de supervisión
• Necesitan gestionar cuentas de otros usuarios
• Deben realizar operaciones administrativas avanzadas
• Tienen experiencia y capacitación completa en el sistema
• Requieren acceso a funciones de emergencia

Asignación Cuidadosa

El rol Admin otorga poder significativo sobre el sistema. Asígnelo solo a personal de confianza con necesidad legítima de estos permisos. Se recomienda tener 2-3 administradores activos, no más.

Recepcionista

Nivel de acceso: Operativo

Descripción: El rol Recepcionista está diseñado para usuarios operativos que gestionan el día a día del seguimiento de vehículos sin necesidad de funciones administrativas.

Permisos

Visualización

• ✓ Acceso a Dashboard con los KPIs básicos (Vehículos Totales, vehículos activos, vehículos parados)
• ✓ Visualización del Mapa y todas las zonas
• ✓ Acceso a toda la información operativa

Operaciones

• ✓ Asignación de balizas a vehículos
• ✓ Desasignación de balizas
• ✓ Búsqueda y filtrado de información
• ✓ Posiblemente: Forzar movimiento (dependiendo de configuración)

Restricciones

• ✗ NO puede crear usuarios
• ✗ NO puede modificar roles
• ✗ NO puede eliminar usuarios
• ✗ NO tiene acceso al Panel de Administración
• ✗ NO puede importar datos masivamente
• ✗ NO puede visualizar todos los KPIs

Cuenta

• ✓ Ver su propio perfil
• ✓ Cambiar su propia contraseña

Responsabilidades

Los recepcionistas son responsables de:

• Asignación correcta de balizas a vehículos
• Mantenimiento de información actualizada de ubicaciones
• Seguimiento de vehículos en el concesionario
• Generación de reportes operativos
• Coordinación de movimientos de vehículos entre zonas

Cuándo Asignar Este Rol

Asigne rol Recepcionista a usuarios que:

• Trabajan en recepción o gestión de vehículos
• Necesitan asignar/desasignar balizas regularmente
• Requieren consultar y actualizar información operativa
• No necesitan gestionar otros usuarios
• Tienen capacitación en procedimientos operativos

Rol Más Común

Este es típicamente el rol más utilizado en el concesionario para personal operativo de primera línea.

Genérico

Nivel de acceso: Solo lectura

Descripción: El rol Genérico proporciona acceso de visualización sin capacidad de realizar operaciones que modifiquen datos del sistema.

Permisos

Visualización

• ✓ Acceso a Dashboard (solo visualización de KPIs básicos)
• ✓ Visualización del Mapa
• ✓ Uso de búsquedas y filtros

Restricciones

• ✗ NO puede asignar balizas
• ✗ NO puede desasignar balizas
• ✗ NO puede forzar movimientos
• ✗ NO puede importar datos
• ✗ Posiblemente NO puede exportar datos (dependiendo de configuración)
• ✗ NO puede gestionar usuarios
• ✗ NO tiene acceso al Panel de Administración

Cuenta

• ✓ Ver su propio perfil
• ✓ Cambiar su propia contraseña

Responsabilidades

Los usuarios genéricos pueden:

• Consultar información del sistema
• Monitorear estado de vehículos
• Verificar ubicaciones
• Generar reportes de visualización

Cuándo Asignar Este Rol

Asigne rol Genérico a usuarios que:

• Solo necesitan consultar información
• Están en período de capacitación
• Son supervisores que solo monitorean operaciones
• Requieren acceso temporal u ocasional
• No realizan operaciones directas sobre vehículos

Capacitación

Use este rol para nuevos empleados durante su período de capacitación. Una vez entrenados, promuevan a Recepcionista.

Matriz de Permisos

Funcionalidad	Admin	Recepcionista	Genérico
Visualización
Ver Dashboard	✓	✓	✓
Ver Mapa	✓	✓	✓
Ver Historial de Vehículos	✓	✓	✓
Ver Órdenes de Reparación	✓	✓	✓
Usar búsquedas y filtros	✓	✓	✓
Operaciones
Asignar balizas	✓	✓	✗
Desasignar balizas	✓	✓	✗
Forzar movimiento	✓	*	✗
Exportar KPIs	✓	✓	*
Exportar Historial	✓	✓	*
Importar datos	✓	✗	✗
Administración
Ver Panel de Admin	✓	✗	✗
Crear usuarios	✓	✗	✗
Modificar roles	✓	✗	✗
Eliminar usuarios	✓	✗	✗
Perfil
Ver propio perfil	✓	✓	✓
Cambiar propia contraseña	✓	✓	✓

Leyenda:

• ✓ = Permitido
• ✗ = No permitido
• * = Dependiente de configuración

Mejores Prácticas para Asignación de Roles

Principio de Mínimo Privilegio

Siempre asigne el nivel de acceso mínimo necesario para que el usuario realice su trabajo efectivamente.

Ejemplo correcto:

• Usuario solo consulta información → Rol Genérico
• Usuario asigna balizas diariamente → Rol Recepcionista
• Usuario gestiona equipo y necesita crear cuentas → Rol Admin

Ejemplo incorrecto:

• Dar Admin a todos "por si acaso"
• Dar Recepcionista cuando solo se consulta información
• Mantener permisos elevados después de cambio de funciones

Revisión Periódica

Establezca un calendario para revisar roles asignados:

Mensual:

• Identifique usuarios inactivos
• Verifique que roles asignados siguen siendo apropiados

Trimestral:

• Auditoría completa de permisos
• Revisión de administradores activos
• Ajuste de roles según cambios organizacionales

Al Cambio de Funciones:

• Actualice rol inmediatamente cuando un empleado cambia de puesto
• Reduzca permisos si las nuevas funciones lo requieren menos acceso
• Aumente permisos solo si hay necesidad demostrada

Documentación

Mantenga registro de:

• Qué usuarios tienen qué roles
• Justificación para roles Admin
• Fecha de asignación de cada rol
• Cambios de rol con su justificación
• Revisiones de permisos realizadas

Capacitación por Rol

Proporcione capacitación específica según el rol:

Para Genéricos:

• Navegación básica
• Consulta de información
• Uso de búsquedas y filtros
• Interpretación de datos

Para Recepcionistas:

• Todo lo anterior, más:
• Asignación de balizas
• Procedimientos operativos estándar
• Resolución de problemas comunes
• Coordinación con otros departamentos

Para Administradores:

• Todo lo anterior, más:
• Gestión de usuarios
• Operaciones administrativas
• Resolución de problemas avanzados
• Procedimientos de emergencia

Cambios de Rol

Proceso para Cambiar Rol

1. Evaluación

   • Determine si el cambio está justificado
   • Evalúe las necesidades reales del usuario
   • Considere implicaciones de seguridad

2. Aprobación

   • Cambios a Admin deben tener aprobación gerencial
   • Documente la justificación del cambio

3. Ejecución

   • Use Panel de Administración para cambiar el rol
   • El cambio es inmediato

4. Notificación

   • Informe al usuario sobre el cambio
   • Explique nuevos permisos o restricciones
   • Proporcione capacitación adicional si es necesario

5. Documentación

   • Registre el cambio en documentación externa
   • Anote fecha, justificación y aprobación

Promoción a Administrador

Cuando promueva un usuario a Admin:

Antes:

• Confirme necesidad real de permisos administrativos
• Verifique experiencia del usuario con el sistema
• Obtenga aprobación gerencial
• Asegure que hay otros administradores activos

Durante:

• Cambie el rol en el sistema
• Proporcione capacitación administrativa
• Revise responsabilidades administrativas

Después:

• Monitoree uso inicial de funciones administrativas
• Verifique que el usuario se siente cómodo con nuevos permisos
• Proporcione soporte según necesario

Reducción de Permisos

Cuando reduzca permisos de un usuario:

Comunicación:

• Informe al usuario antes del cambio si es posible
• Explique la razón del cambio
• Confirme qué funciones seguirá pudiendo realizar

Ejecución:

• Realice el cambio en horario apropiado
• Verifique que el usuario puede iniciar sesión después del cambio

Seguimiento:

• Confirme que el usuario puede realizar sus funciones esenciales
• Responda preguntas o inquietudes

Consideraciones de Seguridad

Para Administradores

Responsabilidades críticas:

• Proteger sus credenciales
• No compartir cuenta con otros usuarios
• Cerrar sesión al terminar
• Reportar actividad sospechosa inmediatamente

Precauciones:

• Realice operaciones críticas con precaución
• Verifique antes de eliminar usuarios o datos
• Documente operaciones administrativas importantes

Para Todos los Roles

Seguridad de cuenta:

• Use contraseñas seguras y únicas
• Cambie contraseña regularmente
• No comparta credenciales
• Cierre sesión al terminar

Uso apropiado:

• Use el sistema solo para propósitos laborales legítimos
• Respete la privacidad de datos
• Reporte problemas al administrador
• Siga políticas del concesionario

Solución de Problemas

No Puedo Acceder a una Función

Causa: Permisos insuficientes para su rol.

Solución:

1. Verifique su rol actual en su Perfil
2. Consulte esta documentación para confirmar permisos de su rol
3. Si necesita acceso, contacte a un administrador
4. Justifique por qué necesita acceso a esa función

Mis Permisos Cambiaron Inesperadamente

Causas posibles:

• Administrador cambió su rol
• Cambio relacionado con reorganización
• Error en gestión de usuarios

Solución:

1. Verifique su rol actual en su Perfil
2. Contacte a un administrador para clarificar
3. Si es un error, solicite corrección

Necesito Permisos Adicionales

Proceso:

1. Identifique qué permisos necesita específicamente
2. Documente por qué los necesita
3. Contacte a un administrador
4. Explique su caso de uso
5. Espere evaluación y aprobación
6. Si se aprueba, recibirá el nuevo rol con capacitación correspondiente

Próximos Pasos

• Administradores: Revise Gestión de Usuarios para mejores prácticas
• Todos los usuarios: Consulte Terminología del Sistema para entender conceptos clave
• Consulte Preguntas Frecuentes para respuestas a dudas comunes