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Gestión de Usuarios
La gestión de usuarios es una función administrativa crítica que permite controlar quién tiene acceso al sistema Cognicar y qué nivel de permisos posee cada usuario. Esta guía complementa la documentación del Panel de Administración con estrategias y mejores prácticas para la gestión efectiva de usuarios.
Ciclo de Vida del Usuario
1. Incorporación (Onboarding)
Preparación
Antes de crear una cuenta de usuario:
- Confirme que el empleado necesita acceso al sistema
- Determine el rol apropiado según sus responsabilidades
- Obtenga correo electrónico corporativo
- Prepare materiales de capacitación
Creación de Cuenta
Siga el proceso descrito en Panel de Administración:
- Complete el formulario de creación
- Asigne el rol apropiado
- Genere contraseña temporal segura
- Cree el usuario
Entrega de Credenciales
Mejores prácticas:
- Entregue credenciales en persona o por canal seguro
- No envíe contraseñas por email sin cifrar
- No incluya usuario y contraseña en el mismo mensaje
- Use comunicación separada para email y contraseña
Orientación Inicial
En el primer inicio de sesión:
- Acompañe al usuario en el primer acceso
- Solicite cambio inmediato de contraseña
- Recorra las funcionalidades disponibles para su rol
- Proporcione acceso a esta documentación
- Establezca un contacto para soporte
2. Operación Normal
Monitoreo de Actividad
Como administrador, revise regularmente:
- Último acceso de cada usuario
- Operaciones realizadas en el sistema
- Reportes de problemas de acceso
Gestión de Permisos
Evalúe periódicamente si:
- Los roles asignados siguen siendo apropiados
- Usuarios necesitan permisos adicionales
- Algunos usuarios tienen permisos excesivos
Soporte Continuo
Proporcione asistencia con:
- Problemas de inicio de sesión
- Preguntas sobre funcionalidades
- Restablecimiento de contraseñas
- Dudas sobre permisos
3. Cambio de Rol
Promoción
Cuando un usuario necesita más permisos:
- Evalúe si el cambio está justificado
- Documente la razón del cambio
- Actualice el rol en el sistema
- Notifique al usuario
- Proporcione capacitación sobre nuevas funcionalidades
- Registre el cambio en documentación externa
Reducción de Permisos
Cuando un usuario ya no necesita permisos elevados:
- Evalúe las funciones actuales del usuario
- Determine el nuevo rol apropiado
- Comunique el cambio al usuario
- Actualice el rol en el sistema
- Verifique que el usuario puede seguir realizando sus tareas esenciales
4. Desvinculación (Offboarding)
Salida Planificada
Cuando un empleado deja el concesionario:
- Identifique la fecha de salida
- Planifique la transición de responsabilidades
- Desactive la cuenta el último día laboral
- Documente el cierre de la cuenta
- Archive las credenciales por período requerido
Salida Inmediata
En casos de salida urgente:
- Desactive la cuenta inmediatamente
- Notifique a otros administradores
- Revise operaciones recientes del usuario
- Documente la fecha y razón de desactivación
Estrategias de Gestión por Rol
Administradores
Características
- Acceso completo al sistema
- Pueden gestionar otros usuarios
- Pueden realizar operaciones críticas
Criterios para Asignación
Asigne rol Admin solo a usuarios que:
- Tienen responsabilidad de gestión en el concesionario
- Necesitan gestionar cuentas de otros usuarios
- Requieren acceso a funciones administrativas
- Han demostrado responsabilidad con el sistema
Mejores Prácticas
- Mantenga mínimo dos administradores activos
- No exceda 3-4 administradores en operación normal
- Documente quiénes son los administradores
- Revise lista de administradores trimestralmente
Recepcionistas
Características
- Acceso operativo completo
- Pueden asignar/desasignar balizas
- Pueden consultar historial
- No pueden gestionar usuarios
Criterios para Asignación
Asigne rol Recepcionista a usuarios que:
- Trabajan en recepción de vehículos
- Necesitan asignar balizas regularmente
- Requieren seguimiento activo de vehículos
- Gestionan operaciones diarias
Mejores Prácticas
- Proporcione capacitación en asignación de balizas
- Enfatice importancia de sincronización física-digital
- Establezca procedimientos de operación estándar
- Revise regularmente operaciones para detectar errores
Usuarios Genéricos
Características
- Acceso de solo lectura
- Pueden consultar información
- No pueden realizar operaciones
- Útil para supervisión
Criterios para Asignación
Asigne rol Genérico a usuarios que:
- Solo necesitan consultar información
- Son supervisores que monitorean operaciones
- Están en período de capacitación
- Requieren acceso ocasional
Mejores Prácticas
- Use este rol para nuevos usuarios en capacitación
- Promueva a Recepcionista después de capacitación exitosa
- Considere este rol para acceso temporal
Políticas de Seguridad Recomendadas
Contraseñas
Requisitos Mínimos
- Mínimo 8 caracteres
- Letras y números obligatorios
- Recomendado: mayúsculas, minúsculas y símbolos
Políticas Recomendadas
- Cambio periódico: Solicite cambio de contraseña cada 3-6 meses
- Contraseña única: No permitir reutilización de contraseñas anteriores
- Sin compartir: Cada usuario debe tener credenciales únicas
- Contraseñas temporales: Deben cambiarse en primer inicio de sesión
Acceso
Control de Sesiones
- Cierre automático por inactividad (si disponible)
- Sesiones únicas (no compartir sesiones)
- Cierre de sesión obligatorio al final del turno
Revisión de Accesos
- Auditoría mensual de usuarios activos
- Identificación de cuentas inactivas
- Desactivación de accesos no utilizados
Auditoría
Registro de Operaciones
El sistema mantiene registro de:
- Todas las asignaciones/desasignaciones de balizas
- Cambios de configuración
- Accesos al sistema
- Operaciones administrativas
Revisión de Auditoría
Como administrador, revise regularmente:
- Operaciones inusuales
- Accesos fuera de horario
- Múltiples intentos fallidos de inicio de sesión
- Cambios de configuración no autorizados
Planificación de Contingencias
Pérdida de Acceso Administrativo
Prevención
- Mantenga siempre mínimo dos administradores activos
- Documente credenciales de administrador maestro en lugar seguro
- Establezca procedimiento de escalación con proveedor del sistema
Recuperación
Si todos los administradores pierden acceso:
- Contacte al proveedor del sistema (Xymbot)
- Proporcione verificación de identidad
- Solicite restablecimiento de cuenta administrativa
- Documente el incidente
- Revise políticas para prevenir recurrencia
Salida Inesperada de Administrador
Si el único administrador deja el concesionario inesperadamente:
- Use cuenta administrativa de respaldo
- Contacte al proveedor si no hay acceso
- Promueva a nuevo administrador inmediatamente
- Revise todos los accesos y permisos
Compromiso de Seguridad
Si sospecha que una cuenta fue comprometida:
- Desactive la cuenta inmediatamente
- Cambie credenciales de acceso
- Revise operaciones recientes de la cuenta
- Notifique a todos los administradores
- Investigue el alcance del compromiso
- Documente el incidente
Documentación Recomendada
Mantenga documentación externa que incluya:
Registro de Usuarios
- Lista de todos los usuarios con emails
- Roles asignados
- Fecha de creación de cuenta
- Último cambio de permisos
- Estado (activo/inactivo)
Historial de Cambios
- Cambios de rol con fecha y justificación
- Promociones a administrador
- Desactivaciones con motivo
- Problemas de acceso y resolución
Procedimientos
- Proceso de incorporación de nuevo usuario
- Proceso de desactivación
- Contacto de escalación
- Procedimientos de emergencia
Auditoría
- Revisiones periódicas de accesos
- Hallazgos de auditoría
- Acciones correctivas tomadas
Cumplimiento y Regulaciones
Privacidad de Datos
El sistema almacena:
- Información personal de usuarios (nombre, email)
- Registro de operaciones realizadas
- Historial de accesos
Responsabilidades del administrador:
- Proteger datos personales
- Proporcionar acceso solo a personal autorizado
- Cumplir con regulaciones de privacidad aplicables
- Eliminar datos según políticas de retención
Trazabilidad
Todas las operaciones quedan registradas con:
- Usuario que realizó la operación
- Fecha y hora
- Detalles de la operación
Utilidad:
- Auditoría interna
- Resolución de discrepancias
- Cumplimiento regulatorio
- Análisis de operaciones
Capacitación de Usuarios
Capacitación Inicial
Para nuevos usuarios, cubra:
- Inicio de sesión y cambio de contraseña
- Navegación básica de la interfaz
- Funcionalidades disponibles para su rol
- Procedimientos operativos estándar
- A quién contactar para soporte
Capacitación por Rol
Para Recepcionistas
- Asignación de balizas
- Uso del mapa
- Consulta de historial
- Interpretación de KPIs
Para Administradores
- Gestión de usuarios
- Operaciones administrativas
- Interpretación de datos
- Solución de problemas
Capacitación Continua
- Actualizaciones del sistema
- Nuevas funcionalidades
- Mejores prácticas
- Lecciones aprendidas de incidentes
Métricas y Monitoreo
Indicadores a Monitorear
- Número total de usuarios activos
- Distribución de usuarios por rol
- Frecuencia de acceso
- Operaciones realizadas por usuario
- Problemas reportados
Revisión Periódica
Mensual
- Identificar usuarios inactivos
- Revisar problemas de acceso
- Verificar distribución de roles
Trimestral
- Auditoría completa de usuarios
- Revisión de permisos asignados
- Actualización de documentación
- Evaluación de políticas de seguridad
Anual
- Revisión estratégica de accesos
- Actualización de procedimientos
- Capacitación de refuerzo
- Evaluación de cumplimiento
Próximos Pasos
- Implemente estas prácticas usando el Panel de Administración
- Comprenda los permisos específicos de cada rol en Roles y Permisos
- Familiarícese con operaciones avanzadas en Forzar Movimiento